PASOS PARA CREAR UN EVENTO GASTRONÓMICO DE ÉXITO

November 15, 2019

 

 

  1. Necesitamos determinar las necesidades y parámetros para llevar a cabo el evento. Preguntarnos, ¿Con qué recursos contamos o cuenta el cliente? ¿Y cuál es el objetivo a alcanzar y el posicionamiento que se quiere conseguir? 

     

     

  2. Crear la conceptualización gastronómica del menú de acuerdo a los objetivos planteados previamente. 

     

     

     

     

  3. Construir el presupuesto para la realización del evento, tomando en cuenta todos los factores necesarios para su desarrollo y puesta en marcha.  

     

     

  4. Determinar el lugar donde se llevará a cabo el evento y solicitar las dimensiones del mismo.           

  5. Determinar el número de personas que asistirán al evento. 

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  7. Determinar el horario de inicio y fin del evento, esto nos ayudará luego a determinar el presupuesto de RRHH del evento. 

     

     

  8. Importante tener en cuenta el pronóstico del clima, si el venue es al aire libre deberemos tomar las previsiones necesarias. Y en caso de ser techado, dependiendo del concepto del evento se deberá contratar paragüeros o no. 

     

     

  9. Realizar la selección de RRHH que trabajarán en el desarrollo del evento y crear una base de datos con sus contactos personales. Recuerda recopilar sus datos personales para realizar el alta en la seguridad social previo al evento. Para poder incluir en el presupuesto el gasto en RRHH debes tener en cuenta la cantidad de trabajadores, las horas que trabajarán y el costo por hora trabajada. Además debes calcular los costos generados por las altas en la seguridad social y costo bruto a la empresa. 

     

     

  10. En base a las necesidades en cuanto a materia prima, mobiliario, decoración, sonido, vajilla, cristalería, cubertería, mantelería debemos construir una base de datos de proveedores en línea con nuestras necesidades e ir consultando sus listas de precios en base a nuestra solicitud. 

     

     

  11. Una vez se determine la oferta gastronómica final, se deberán realizar las recetas de la misma y en base a esto determinar el menaje y herramientas de cocina necesario para llevarla a cabo. 

     

     

  12. Previo al evento seguramente se querrá tener en cuenta la puesta en escena del evento, para eso debemos tomar en cuenta la escenografía que irá guiada por la decoración, el tono del evento, el protocolo del personal, la conceptualización gastronómica, la música y todos los elementos que se conjugan en la sala y que determinan la experiencia del cliente.  

     

     

  13. Previo al evento, es fundamental el brief previo a servicio con todo el equipo y talento involucrado para repasar y comunicar la secuencia que tendrá el evento, de manera que el hilo conductor del mismo sea coherente y se cuiden todos los detalles necesarios para que el evento sea un éxito. 

     

     

  14. Si nos encontramos cortos de presupuesto, es buen momento para buscar patrocinadores y colaboradores a cambio de visibilidad y exposición de las marcas patrocinadoras en el photocall de marcas, flyers, anuncios publicitarios, comunicaciones en las redes sociales del evento y/o cliente, alguna activación BTL en la secuencia del evento, y lo que la creatividad y los parámetros del concepto nos permita explotar

     

     

  15.  La importancia de la comunicación y marketing del evento, para esto debemos plantear un plan de comunicaciones del período en el que se generará comunicación relevante al evento, marcando a su vez los canales de comunicaciones a utilizar teniendo en cuenta el concepto del evento y los objetivos a conseguir. 

     

     

  16. ¡No olvides el transporte! Debes tomar en cuenta el desplazamiento del talento humano y el catering de comida en caso que se produzcan elaboraciones previamente al evento. Si vas a transportar comida, cuidado con no romper la cadena de frío y cumplir con todas las normas higiénico-sanitarias. 

     

     

     

  17. Una vez contabilizados y cubiertos todos los costos operativos para la realización del evento, se podrán determinar los ingresos a percibir y evaluar la rentabilidad del mismo. 

     

     

 

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